Zásady zpracování osobních údajů

1. Klíčové ujednání: dvojí role AdvisorOS

1. AdvisorOS jako správce — vůči osobním údajům Uživatele (finanční poradce, asistent, manažer), které jsou nezbytné pro registraci, fakturaci, podporu a provoz aplikace. Tyto údaje zpracovává AdvisorOS na základě smlouvy s Uživatelem a souvisejících právních povinností.
2. AdvisorOS jako zpracovatel — vůči osobním údajům klientů Uživatele (klienti finančního poradce), které Uživatel ukládá do aplikace v rámci své vlastní podnikatelské činnosti. Správcem těchto údajů je Uživatel; AdvisorOS je pouze zpracovatelem ve smyslu čl. 28 GDPR a zpracovává údaje výhradně podle pokynů Uživatele a v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby. Podmínky tohoto pověření jsou uvedeny v Příloze A — DPA.
3. AdvisorOS jako správce — vůči osobním údajům návštěvníků veřejných stránek (cookies, marketingové trackery, formulář kontaktování) a vůči klientovi, který si rezervuje schůzku přes vizitku poradce — v rozsahu nezbytném pro zabezpečené doručení rezervace poradci.

2. Kategorie subjektů údajů

AdvisorOS zpracovává osobní údaje následujících kategorií osob:

1. Uživatelé — finanční poradci, asistenti finančních poradců, manažeři poradenských sítí.
2. Klienti Uživatelů — fyzické osoby, jejichž údaje Uživatel ukládá do CRM, kalkulaček a finančních plánů.
3. Affiliate partneři — Uživatelé přihlášení do affiliate programu, u kterých AdvisorOS zpracovává navíc údaje pro výplatu provizí (IČO, číslo bankovního účtu, status plátce DPH).
4. Návštěvníci webu — osoby, které navštíví advisoros.cz a jeho subdomény, ať už registrované či neregistrované.
5. Veřejně rezervující klienti — osoby, které si přes sdílenou vizitku poradce rezervují schůzku, aniž by se registrovaly.

3. Kategorie zpracovávaných údajů

3.1 Údaje Uživatele (AdvisorOS = správce)

• Identifikační: jméno, příjmení, obchodní firma, IČO, DIČ.
• Kontaktní: e-mail, telefon, adresa sídla / fakturační adresa.
• Autentizační: hash hesla (spravuje Firebase Auth), TOTP secret pro 2FA, záložní kódy 2FA, oobCode tokeny při obnově hesla.
• Provozní a technické: IP adresa, user-agent, časové razítko přihlášení, FCM token pro push notifikace, audit logy.
• Fakturační: historie plateb, ID Stripe Customer, číslo a kopie vystavených faktur (archivace 10 let dle zákona o účetnictví).
• Profil a obsah: profilová fotografie, biografie na vizitce, kalendář dostupnosti, sociální sítě, vlastní marketingové texty.
• Affiliate (pouze přihlášení do programu): kód partnera, číslo bankovního účtu, status plátce DPH, historie provizí a výplatních faktur.

3.2 Údaje klientů Uživatele (AdvisorOS = zpracovatel)

• Identifikační: jméno, příjmení, akademický titul.
• Kontaktní: e-mail, telefon, korespondenční adresa.
• Zvláštní kategorie — rodné číslo v kalkulačce IOLDP a finančním plánu (slouží k výpočtu osobního vyměřovacího základu z dokladů ČSSZ).
• Finanční: příjmy, výdaje, závazky, aktiva, údaje ze smluv (pojišťovna, banka, fond, výše pojistného), bankovní spojení uváděné klientem v žádostech.
• Rodinné: stav, počet dětí, věk partnera/dětí — pokud je klient sdělí v rámci zpracovávaného plánu.
• Zdravotní: klient může v rámci žádosti o pojištění uvést omezené zdravotní údaje (rizikové sporty, kuřáctví); AdvisorOS tato data ukládá pouze jako součást nahraných dokumentů a sám je dále nezpracovává.
• Obsah komunikace: e-maily, poznámky, přepisy hlasových zpráv, AI-generované analýzy z poznámek poradce.

Kategorie a rozsah údajů určuje výhradně Uživatel jako správce.

3.3 Údaje veřejně rezervujícího klienta

• Jméno, e-mail, telefon, případně poznámka k rezervaci.
• Časový slot rezervace, kryptografický token rezervace.
• IP adresa a user-agent (pro rate-limit a prevenci spamu).

3.4 Údaje návštěvníků webu

• Cookies a obdobné identifikátory dle čl. 12.
• Anonymizovaná IP, referrer, attribution parametry (utm, ref).

4. Účely zpracování a právní základy

5. Doba uchování

Po uplynutí retenční doby jsou data nevratně smazána, případně anonymizována tak, že nelze identifikovat subjekt údajů.

6. Příjemci a zpracovatelé

AdvisorOS využívá při poskytování Služby následující subdodavatele (subzpracovatele), s nimiž má uzavřenou zpracovatelskou smlouvu nebo standardní podmínky DPA:

Mimo subdodavatele mohou být údaje předány: orgánům veřejné moci na základě právního předpisu, právnímu zástupci či auditorovi AdvisorOS v rozsahu nezbytném pro výkon jejich činnosti, případně nabyvateli závodu při převodu společnosti (s povinností zachovat úroveň ochrany).

6.1 Přístup k datům z Vašeho účtu Google (Google Calendar)

Propojení účtu Google je zcela dobrovolné. Pokud jej Uživatel aktivuje, AdvisorOS přistupuje k jeho kalendáři prostřednictvím Google Calendar API výhradně za účelem obousměrné synchronizace schůzek mezi aplikací AdvisorOS a kalendářem Uživatele. Uživatel může přístup kdykoli odebrat — přímo v aplikaci nebo na myaccount.google.com/permissions.

AdvisorOS žádá tato oprávnění (scopes) a využívá je takto:

• AdvisorOS přistupuje výhradně ke kalendáři přihlášeného Uživatele (jeho vlastní data), nikdy ke kalendářům třetích osob.
• Přístupové (refresh) tokeny jsou uloženy zabezpečeně na straně serveru (Google Secret Manager / Firestore v EU regionu) a slouží jen k zajištění funkce synchronizace kalendáře.
• Data získaná z Google API se nepoužívají k trénování AI modelů, k reklamě, ani se neprodávají či nepředávají třetím stranám nad rámec poskytnutí samotné funkce.
• Po odebrání přístupu se synchronizace zastaví a uložený token je zneplatněn.

7. Předávání do zemí mimo EU

1. K předávání osobních údajů mimo EU/EHP dochází pouze v rozsahu nezbytném pro provoz Služby, a to k některým subzpracovatelům uvedeným v čl. 6.
2. Předávání je vždy zajištěno některou z následujících záruk dle čl. 44 a násl. GDPR:
   1. Rozhodnutí o odpovídající úrovni ochrany — pro USA na základě EU-US Data Privacy Framework, kde je daný příjemce certifikován;
   2. Standardní smluvní doložky (Standard Contractual Clauses, SCC) ve znění prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914;
   3. doplňková technická opatření (šifrování v klidu i při přenosu).
3. Aktuální seznam subzpracovatelů a jejich umístění je uveden v čl. 6 a je průběžně aktualizován.

8. Zpracování pomocí umělé inteligence

1. Služba obsahuje funkce postavené na velkých jazykových modelech (Google Gemini, Vertex AI), zejména:
   1. AI asistent „Buddy" — konverzační pomocník;
   2. parsování PDF dokumentů ČSSZ a smluvních dokumentů;
   3. přepis hlasových zpráv;
   4. generování marketingových textů a doporučení.
2. AdvisorOS má se svým AI dodavatelem (Google) sjednáno, že data odeslaná do AI rozhraní nejsou používána k trénování modelů nad rámec zpracování konkrétního požadavku, a po vyhodnocení požadavku jsou v krátkém časovém horizontu smazána.
3. Uživatel je povinen neposílat do AI funkcí citlivé osobní údaje, které k vyřízení požadavku nejsou nezbytné, a před použitím AI výstupu vůči klientovi je vždy zkontrolovat (viz též čl. 3 VOP — disclaimer).
4. Generování textů a obrázků v Marketing OS pracuje s podklady Uživatele a tyto výstupy se ukládají do jeho účtu. Vygenerované obrázky a texty nelze považovat za výlučně lidsky autorský obsah a Uživatel je oprávněn je použít v rámci své činnosti.

9. Automatizované rozhodování a profilování

1. AdvisorOS neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo právní účinky nebo se obdobně významně dotklo subjektu údajů.
2. AI funkce uvedené v čl. 8 generují pouze doporučující výstupy určené Uživateli (poradci) jako pomůcku — finální rozhodnutí ve vztahu ke klientovi vždy činí Uživatel.

10. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má v souladu s GDPR následující práva:

1. Právo na přístup (čl. 15) — zjistit, zda a jak jsou údaje zpracovávány, a získat jejich kopii.
2. Právo na opravu (čl. 16) — nepřesné údaje opravit nebo doplnit.
3. Právo na výmaz / „být zapomenut" (čl. 17) — Uživatel má v aplikaci k dispozici samoobslužnou žádost o smazání účtu (sekce „Profil → Smazat účet"), která spustí dvoufázový proces zahrnující zrušení předplatného, smazání datových subkolekcí a souborů ve Storage a zánik účtu Firebase Auth. Účetní záznamy zůstávají v anonymizované podobě po zákonnou dobu.
4. Právo na omezení zpracování (čl. 18).
5. Právo na přenositelnost údajů (čl. 20) — získat strukturovaný export svých dat. Uživatel může požádat o export e-mailem na support@advisoros.cz.
6. Právo vznést námitku (čl. 21) — zejména proti zpracování na základě oprávněného zájmu a proti přímému marketingu.
7. Právo odvolat souhlas — kdykoliv s účinky do budoucna. Odvolání souhlasu s cookies provedete kliknutím na odkaz Nastavení cookies v patičce webu, odhlášení z newsletteru přes odkaz v zápatí každého marketingového e-mailu.
8. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování (čl. 22) — vzhledem k čl. 9 těchto zásad se neuplatní.

Žádost o uplatnění práva lze podat e-mailem na support@advisoros.cz. AdvisorOS na ni odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů (čl. 12 odst. 3 GDPR).

Klient Uživatele uplatňuje svá práva primárně u svého poradce (Uživatele), který je správcem; AdvisorOS jakožto zpracovatel takovou žádost přepošle Uživateli a poskytne mu nezbytnou součinnost.

11. Zabezpečení zpracování

AdvisorOS přijímá v souladu s čl. 32 GDPR přiměřená technická a organizační opatření, zejména:

• šifrování dat v klidu (Firestore, Storage) i při přenosu (HTTPS/TLS 1.2+);
• dvoufaktorové ověření (2FA) u všech rolí, povinně u citlivých operací (změny profilu, finanční operace, mazání dat);
• izolace nájemců (tenant isolation) — pravidla na úrovni Firestore a Storage zabraňují přístupu Uživatele k datům jiného Uživatele;
• granulární přístupová pravidla podle rolí (admin, manager, advisor, assistant);
• auditovatelné logy přihlášení a citlivých operací s monitoringem rychlosti útoků (rate-limit);
• oddělení produkčního a testovacího prostředí, secrets management přes Google Secret Manager;
• pravidelné aktualizace závislostí a bezpečnostní revize.

V případě porušení zabezpečení s pravděpodobným rizikem pro práva a svobody fyzických osob splní AdvisorOS oznamovací povinnost vůči dozorovému úřadu (čl. 33 GDPR) a v případě vysokého rizika také vůči dotčeným subjektům (čl. 34 GDPR).

12. Cookies a obdobné technologie

Web www.advisoros.cz používá cookies a obdobné technologie. Před jejich nasazením kromě nezbytných získáváme váš výslovný souhlas v tzv. cookie liště. Souhlas můžete kdykoliv změnit kliknutím na Nastavení cookies v patičce webu.

A) Nezbytné (vždy aktivní)

Slouží k bezpečnému přihlášení, ochraně před útoky (CSRF, XSS) a základnímu fungování aplikace. Bez nich web nefunguje. Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, výjimka dle § 89 odst. 3 zákona o elektronických komunikacích).

• advisoros_consent — uchovává vaši volbu cookies (180 dní)
• Firebase Auth session cookies — přihlášení (jen na app subdoméně)

B) Analytické (volitelné)

Anonymně měříme návštěvnost a chování na webu, abychom ho mohli vylepšovat. Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR).

• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) — anonymizovaná IP, doba uchování 14 měsíců
• Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.) — kontejner pro správu měřicích kódů

C) Marketingové (volitelné)

Umožňují cílit reklamy na Facebooku/Instagramu a měřit jejich úspěšnost. Data se mohou přenášet do USA na základě standardních smluvních doložek (SCC) a EU-US Data Privacy Framework. Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR).

• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) — cookies _fbp, _fbc, doba uchování 90 dní
• Meta Conversion API — server-side události o konverzích (registrace, předplatné)

Odvolání souhlasu

Souhlas s analytikou a marketingem můžete kdykoliv odvolat — v tom případě se trackery deaktivují (Google Consent Mode v2 + Meta consent revoke).

13. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se subjekt údajů domnívá, že jeho údaje jsou zpracovávány v rozporu s GDPR, má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice:

14. Změny zásad

AdvisorOS je oprávněn tyto zásady aktualizovat. O podstatných změnách informuje Uživatele v aplikaci nebo e-mailem nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti. Aktuální znění je vždy dostupné na této URL.